Campos

As características dos campos da base Acervo são descritas nas tabelas seguintes (embora a base acervo seja uma só, para que a tabela não ficasse muito extensa foi subdividida de acordo com cada guia do registro):

Acervo documental – guia Caracterização

Campo

Tipo

Tamanho (em caracteres)

Padrão

Comentários

Identificador

Numérico

10

 

Identificador gerado automaticamente pelo sistema para cada registro da base Acervo. O usuário não tem controle de criação e edição deste campo.

Data corrente

Data no formato dia/mês/ano

 

-

-

Armazena a data em que um registro é cadastrado na base acervo. É de preenchimento automático pelo sistema.

Data última atualização

Data no formato dia/mês/ano

-

-

Armazena a data da última atualização do registro na base acervo. É de preenchimento automático pelo sistema.

Usuário do sistema (inclusão de registro)

Alfanumérico

-

Login do usuário que está operando o sistema

Preenchimento automático pelo sistema.

Usuário do sistema (última atualização)

Alfanumérico

-

Login do usuário que está operando o sistema

Preenchimento automático pelo sistema.

Origem do material

Alfabético

-

-

Este campo é preenchido a partir das opções da tabela auxiliar Origem do material. Não é possível digitar nenhum caractere para preenchê-lo, mas sim escolher uma das opções da lista Origem de material.

Disponível na base de dados

Alfabético

-

-

Este campo indica o comportamento do registro na base de dados disponível para consulta na internet (BDPA no caso da Embrapa). São 3 opções possíveis:

1- Totalmente – catalogação e texto completo. A ser usada para os registros que tenham um arquivo digital associado (PDF ou outro) cujo texto completo possa ser acessado livremente pelos usuários finais da base de dados. Também pode ser usada para registros que não tenham arquivos digitais associados;

 

2- Parcialmente – apenas catalogação. Esta opção deve ser usada para registros que tenham arquivo digital associado mas mas cujo texto completo não deva ser acessado por usuários finais da base de dados. Desta forma, apenas os campos de catalogação são vistos pelos usuários da base de dados e o acesso ao arquivo digital só pode ser feito pelos operadores do sistema Ainfo. Do mesmo modo que a opção 1, esta também pode ser usada para registros que não tenham arquivo digital associado, pois os dados de catalogação (metadados) serão exibidos na base de dados na internet.

3- Não publicável. A ser usada para registros que não devem ser exibidos na base de dados de consulta pública na internet. Os registros marcados com esta opção são vistos apenas pelos operadores do sistema Ainfo.

 

 

Acervo documental – guia Autores

Campo

Tipo

Tamanho (em caracteres)

Padrão

Comentários

Autoria

(forma resumida)

Alfanumérico

Ilimitado

-

Campo usado para inserção do(s) autor(es) da publicação. É de preenchimento livre pelo operador do sistema. Para a Embrapa devem-se considerar as orientações contidas no Manual para Referenciação dos Recursos da Informação para o seu preenchimento.

Complemento

Alfanumérico

-

-

Complemento de informação sobre a autoria. O preenchimento, quando necessário, deve ser feito com a escolha de um dos itens da lista seguinte:

(Coord.) - Coordenador

(Ed.) - Editor

(Org.) - Organizador

(Dir.) - Diretor

(Comp.) - Compilador

Autoria

(forma completa/informações adicionais)

-

-

-

No modo completo, quando houver informações adicionais sobre o(s) autor(es) elas devem ser incluídas nos campos descritos a seguir:

Tipo

Alfanumérico

-

Autor pessoal

Neste campo indica-se qual a categoria do autor de acordo com as opções da lista seguinte:

Autor pessoal;

Autor pessoal da instituição (esta categoria deve ser usada para identificar autores da instituição à qual a biblioteca está subordinada; no caso da Embrapa, há uma tabela auxiliar dos autores de seu quadro de pessoal contendo nome completo, nome abreviado, matrícula e afiliação por unidade de pesquisa; os dados de cada um destes autores podem ser carregados automaticamente por um dispositivo do sistema que será tratado no tópico Novo registro na base Acervo);

Autor corporativo: usado para autores coletivos (entidades)

Autoria

Alfanumérico

Ilimitado

-

Idem o primeiro campo descrito nesta tabela

Nome completo

Alfanumérico

255

-

A ser usado para registrar o nome completo do autor

Complemento

Alfanumérico

-

-

Idem o segundo campo descrito nesta tabela

Afiliação

Alfanumérico

255

-

A ser usado para incluir a afiliação de autor pessoal. Para autor pessoal da instituição, este campo é preenchido automaticamente pelo sistema, de acordo com a descrição do campo tipo acima.

Matrícula

Alfanumérico

6

-

Este campo só está disponível para a categoria Autor pessoal da instituição.

 

 

Acervo documental – guia Descrição

Campo

Tipo

Tamanho (em caracteres)

Padrão

Comentários

Título

Alfanumérico

Ilimitado

-

Neste campo deve ser digitado o título da publicação e, caso haja, o(s) subtítulo(s) também. Para a Embrapa devem-se considerar as orientações contidas no Manual para Referenciação dos Recursos da Informação para o seu preenchimento.

Complemento do título

Alfanumérico

Ilimitado

-

Campo a ser usado para informações sobre tradutores, ilustradores, adaptadores, etc.

Título original

Alfanumérico

210

-

Inserir neste campo o título na língua original da publicação.

Edição

Alfanumérico

40

-

Usado para informar a edição e suas informações adicionais. Para a Embrapa, preencher de acordo com as instruções do Manual para Referenciação dos Recursos da Informação.

Fonte/Imprenta

Alfanumérico

Ilimitado

Na digitação de um novo registro, o conteúdo deste campo é automaticamente repetido do registro anterior (o sistema reconhece o conteúdo do registro anterior por operador). O propósito desta função é facilitar a inserção de vários capítulos de um mesmo livro, artigos/resumos de um mesmo evento, ou artigos de um mesmo fascículo de periódico. Esta repetição não acontece na importação de registro nas modalidades Marc 21 ou de Outra biblioteca.

Campo para digitação dos dados de fonte ou imprenta da publicação. Para a Embrapa, o seu preenchimento deve seguir as orientações do Manual para Referenciação dos Recursos da Informação. Segue, de forma resumida, o modelo de preenchimento a partir do tipo de publicação:

Para materiais do tipo LV, FL, FD, PC, MN, RT, NC:

Local de publicação

Editor(a), Distribuidor(a)

Data (ano) de publicação

Exemplo: Rio de Janeiro: Campus, 2010.

 

Para materiais do tipo AP e SP (quando a separata for artigo em periódico):

Título do periódico

Volume

Fascículo

Página inicial

Página final

Mês de publicação

Ano de publicação

Exemplo: Pesquisa Agropecuária Brasileira, Brasília, DF, v. 44, n. 7, p. 706-712, jul. 2009.

 

Para materiais do tipo PL:

In: Autoria, Título, Edição, Fonte/Imprenta, página inicial, página final

Exemplos:

In: MOREIRA, F. M. S.; SIQUEIRA, J. O.; BRUSSAARD, L. (Ed.). Biodiversidade do solo em ecossistemas brasileiros. Lavras: Ed. UFLA, 2008. p. 67-116.

 

In: SIMPÓSIO BRASILEIRO DE RECURSOS GENÉTICOS, 2., 2008, Brasilia, DF. Anais...Brasilia, DF: Embrapa Recursos Genéticos e Biotecnologia, 2008. p. 161.

 

Para teses e dissertações:

Apenas o ano de edição.

 

Observação:

Ano de publicação

Numérico

4

-

Campo para registro do ano de publicação do documento. Observações:

  • Quando o ano de publicação não possa ser determinado com exatidão, o campo deve ser preenchido com o dígito 0 (zero). Neste caso, o ano não é impresso na etiqueta de lombada;

  • O sistema compara o ano digitado neste campo com o ano inserido no campo Fonte/imprenta. Caso haja divergência entre os dois, é exibida a mensagem "O ano de publicação digitado 2011 é diferente do inserido no campo fonte 2012. Deseja salvar o registro mesmo assim?

Volume

Alfanumérico

20

-

Campo para indicação do número de volumes ou do volume existente na biblioteca. Por exemplo, numa obra em 3 volumes, caso a biblioteca possua os 3, deve-se digitar 3 v. Se a biblioteca possuir apenas o volume 1, deve-se registrar v. 1

Exemplares

Alfanumérico

10

-

Neste campo, deve-se digitar o número de exemplares existentes de uma mesma obra a partir de 2. O formato recomendado é N ex. (5 ex.).

Páginas

Alfanumérico

61

-

Usado para inserção do número de páginas da publicação. No caso de livros, colocar o último número de página impresso (formato recomendado N p. - 325 p.)

 

Nas separatas e artigos de periódicos, deixar este campo em branco (incluir o

número das páginas inicial e final no campo Fonte, no formato previsto no

item Fonte/imprenta desta tabela.

 

Descrição física

Alfanumérico

Ilimitado

-

Indicar as informações necessárias para a identificação da forma de

apresentação física do documento: Folhas avulsas, disquetes, CD ROM, DVD, tempo de

duração da fita, etc.

Série

Alfanumérico

200

-

Neste campo deve ser inserida a Série a qual pertence a publicação. Para a Embrapa, seu preenchimento deve seguir as orientações do Manual para Referenciação dos Recursos da Informação.

ISSN

Alfanumérico

120

-

Registrar neste campo o número de ISSN conforme o padrão NNNN-NNNN (exemplo: 2325-2330).

Notas

Alfanumérico

Ilimitado

-

Digitar neste campo informações complementares do documento tais como: Tese ... ; Editado

por ...; Resumo, Suplemento, Palestra, Notas de aula, Apostila, No prelo, Projeto, Editado por, Editor técnico, Encarte, Digitado, etc.

Acervo documental – guia Assuntos

Campo

Tipo

Tamanho (em caracteres)

Padrão

Comentários

Thesagro

Alfanumérico

Ilimitado

-

Neste campo devem ser inseridos os termos presentes no Thesagro (Tesaurus Nacional Agrícola – Binagri/MAPA). A inclusão é manual a partir dos termos consultados na versão eletrônica do Thesagro na internet ou em sua versão impressa.

Cada termo simples ou composto deve ser digitado e em seguida pressionar-se o botão adicionar. Não usar pontuação (; : - .).

NAL Thesaurus

Alfanumérico

Ilimitado

-

Neste campo devem ser inseridos os termos presentes no NAL Thesagro (The National Agricultural Library's Agricultural Thesaurus). A inclusão é manual a partir dos termos consultados na versão eletrônica do NAL Thesaurus na internet.

Cada termo simples ou composto deve ser digitado e em seguida pressionar-se o botão adicionar. Não usar pontuação (; : - .).

Palavras-chaves (termos livres)

Alfanumérico

Ilimitado

-

Inserir neste campo, quando necessário, as palavras-chaves que não constem nem do Thesagro, nem do NAL Thesaurus.

Cada termo simples ou composto deve ser digitado e em seguida pressionar-se o botão adicionar. Não usar pontuação (; : - .).

Categoria do assunto

Alfanumérico

-

-

O campo deve ser preenchido escolhendo-se uma das opções da lista disponível que relaciona as grandes categorias de assuntos do NAL Thesaurus traduzidas para o português.

 

Acervo documental – guia Informações complementares

Campo

Tipo

Tamanho (em caracteres)

Padrão

Comentários

ISBN

Alfanumérico

120

-

Campo para inserção do ISBN da publicação. Se houver mais de um ISBN, separe-os com ponto e vírgula.

DOI

Alfanumérico

Ilimitado

-

Inserir o código DOI (Digital Object Identifier System) da publicação (geralmente tratam-se de artigos de periódicos publicados na internet).

Idioma

Alfabético

-

-

Este campo contém a lista de idiomas da tabela auxiliar Idiomas. Deve-se preenchê-los fazendo-se a opção por um dos idiomas listados.

Conteúdo

Alfanumérico

Ilimitado

-

Campo usado para inserção de resumo/abstract do documento, sumário, resenha, ou quaisquer outras informações que espefifiquem mais o conteúdo da publicação.

Observações

Alfanumérico

Ilimitado

-

Para inserção de informações que não sejam pertinentes aos demais campos da base Acervo e que sejam de relevância para a biblioteca.

URL

Alfanumérico

-

-

Campo para a inserção do endereço eletrônico de documento digital ou página da internet na qual ele se localiza.

Deve ser usado para publicações ou objeto digitais que não estejam no repositório digital Ainfo.

Só devem ser inseridas URLs confiáveis quanto à sua persistência emanutenção do conteúdo da publicação. Endereços eletrônicos instáveis devem ser evitados, pois podem frustrar o usuário final quando este tentar acessar seu conteúdo.

Upload

-

-

-

Este campo se destina a carregar um arquivo para o módulo digital do Ainfo. Nele são feitas as operações de seleção do arquivo a ser carregado e sua confirmação para a execução do carregamento. São aceitos arquivos nos formatos PDF, de texto (doc e odt), de áudio e vídeo. O tamanho limite de cada arquivo é de 50 MB.

Coleção digital

-

-

-

Este campo contém a lista de coleções dos repositórios digitais do Ainfo (no caso da Embrapa, os repositórios Alice e Infoteca-e). Seu preenchimento deve ser a partir da escolha de uma das opções desta lista.

Atenção: o campo só deve ser preenchido se um arquivo for carregado no módulo digital do Ainfo (campo anterior desta tabela).

 

Acervo documental – guia Produção técnico-científica *

Campo

Tipo

Tamanho (em caracteres)

Padrão

Comentários

Indicador da produção técnico-científica

Alfanumérico

-

-

Este campo é preenchido com uma das opções da tabela auxiliar Indicadores da produção técnico-científica, que designam o tipo de publicação que está sendo catalogado (por exemplo, no caso da Embrapa, artigo em anais de congresso, artigo em periódico, capítulo em livro técnico-científico, organização/edição de livro, resumo em anais de congresso, etc.)

Ano da produção técnico-científica

Numérico

4

-

O ano ada produção é escolhido a partir da lista oferecida pelo sistema na caixa de seleção.

Circulação

Alfabético

-

-

Este campo só é habilitado para preenchimento quando se tratar do indicador Artigo em periódico indexado publicado até o ano de 2008.

As opções provêm da Classificação Qualis Capes e são:

- Internacional

- Local

- Nacional

O preenchimento é feito pela escolha de uma destas opções na caixa de escolha.

A lista Qualis Capes para este período não está embutida no Ainfo e a consulta deve ser feita pelo catalogador na lista impressa ou em arquivo eletrônico.

Nível

Alfabético

-

-

Este campo só é habilitado quando se tratar do indicador Artigo em periódico indexado, publicado até o ano de 2008.

As opções provém da Classificação Qualis Capes e são: A ou B ou C.

O preenchimento é feito pela escolha de uma destas opções na caixa de escolha.

A lista Qualis Capes para este período não está embutida no Ainfo e a consulta deve ser feita pelo catalogador na lista impressa ou em arquivo eletrônico.

...

Alfanumérico

-

-

Este campo só é habilitado quando se tratar do indicador Artigo em periódico indexado, publicado a partir do ano 2009.

O seu preenchimento é feito clicando-se no botão … e selecionando-se um item da lista Qualis inserida no Ainfo. Após a seleção, os campos Lista Qualis (Título do periódico) e a classificação são carregados automaticamente.

* Esta guia só deve ser preenchida quando se tratar de publicações que tenham autores da instituição.

 

Acervo documental - guia Exemplares

Campo

Tipo

Tamanho (em caracteres)

Padrão

Comentários

ID complementar

Numérico

-

-

O identificador complementar é atribuído a cada exemplar inserido em um dado registro. Preenchimento automático do sistema Ainfo, obedecendo-se à sequência numérica a partir de 1

Tipo do material

Alfanumérico

-

-

Indica a categoria do material que está sendo catalogado (livro, tese, folheto, etc.). Seu preenchimento é feito pela opção de um dos itens da lista de escolha proveniente da tabela auxiliar Tipo do material.

O conteúdo digitado neste campo fará parte da etiqueta de lombada.

Formato do material

Alfanumérico

-

-

Indica o formato do material que está sendo catalogado (papel, documento eletrônico, CD ROM, DVD, etc.). Seu preenchimento é feito pela opção de um dos itens da lista de escolha proveniente da tabela auxiliar Formato do material.

O conteúdo digitado neste campo fará parte da etiqueta de lombada.

Classificação

Alfanumérico

18

-

Registrar neste campo a classificação da publicação adotada pela biblioteca (CCD, CDU, ou outra). O conteúdo digitado neste campo fará parte da etiqueta de lombada.

Cutter

Alfanumérico

10

-

Registrar neste campo a notação Cutter para autores (ou outra notação usada pela biblioteca). O conteúdo digitado neste campo fará parte da etiqueta de lombada.

Registro

Alfanumérico

10

-

Campo para inserção do número de tombo/registro de cada exemplar. O padrão de preenchimento recomendado

o ano de inserção, seguido de ponto e mais cinco dígitos: AAAA.NNNNN Exemplo: 2011.00001

O conteúdo digitado neste campo fará parte da etiqueta de lombada.

Volume

Alfanumérico

8

-

Campo para inserção do número do volume que está sendo cadastrado. O padrão recomendado é v.N. Exemplo v. 2.

O conteúdo digitado neste campo fará parte da etiqueta de lombada.

Exemplar

Alfanumérico

8

-

Campo para inserção do número do exemplar que está sendo cadastrado.

O padrão recomendado é ex.N. Exemplo ex. 2.

O conteúdo digitado neste campo fará parte da etiqueta de lombada.

Data de recebimento

Data no formato dd/mm/aaaa

-

Data de inserção do registro

Este campo indica a data em que determinada publicação foi recebida. O Ainfo preenche automaticamente com a data de inserção do registro, mas é possível ao operador do sistema alterá-la.

Código do bem patrimonial

Alfanumérico

16

-

Campo para inserção do número de bem patrimonial. Caso a publicação em questão tenha sido registrada no sistema de patrimônio da empresa.

Imprime etiqueta

-

-

-

Marca ou desmarca a impressão da etiqueta. Quando um exemplar é inserido, o campo assume automaticamente o valor Sim. Depois que a etiqueta de código de berras é impressa, automaticamente o valo para a Não. Este valor pode ser modificado pelo operador do sistema a qualquer momento.

Status

Alfanumérico

-

-

Campo usado para indicar o estado do exemplar (disponível, emprestado, em processamento técnico, etc.) a partir da escolha em lista de opção com valores provenientes da tabela auxiliar Status. Se o campo for preenchido com os seguintes status, o valor do campo Ativado é automaticamente alterado para Não:

- Descartado

- Em processo técnico

- Em reparo

- Extraviado

- Transferido

Ativado

-

-

Sim

O valor deste campo mantém o exemplar entre os ativados (Sim) ou o remove para os desativados (Não). Ver comentário do campo anterior (Status)

Observações

Alfanumérico

Ilimitado

-

Para quaisquer observações relacionadas ao exemplar de um determinado documento cadastrado na biblioteca.

 

Acervo documental – guia Aquisição

Os campos marcados com asterisco só aparecem depois da operação de recebimento da publicação adquirida.

Campo

Tipo

Tamanho (em caracteres)

Padrão

Comentários

Forma de aquisição

Alfabético

-

-

Âmbito da aquisição, se pela biblioteca (local) ou se por um órgão coordenador ou sistema (centralizado). Lista de escolha com estas duas opções.

Natureza da compra

Alfabético

-

-

Para informar se o material a ser adquirido é nacional ou estrangeiro. Lista de escolha com estas duas opções.

Modalidade de compra

Alfanumérico

48

-

Campo para informar o modo de aquisição (licitação, tomada de preço, etc.). De preenchimento livre.

Situação do processo

Alfanumérico

-

-

Para indicar a situação do processo de aquisição. Seu preenchimento é feito pela opção de um dos itens da seguinte lista:

- Compra solicitada (SOL)

- Edição esgotada (ESG)

- Em fase de pagamento (PAG)

- Item não-cotado (NCO)

- Processo concluído (CON)

- Recebido (REC)

- Selecionado para compra (SEL)

- Solicitação cancelada (CAN)

Quando este campo é preenchido com REC, automaticamente abrem-se os campos para registrar os dados de exemplar.

Solicitante

Alfanumérico

-

-

O campo é preenchido a partir da tabela base de usuários da biblioteca, por meio da seleção de um dos integrantes da listagem.

Fonte de recursos

Alfanumérico

15

-

Fonte de recursos (FAPESP, FAPERGS, FINEP, FUNARBE, etc.).

Projeto

Alfanumérico

17

-

Número ou nome do projeto que custeou a aquisição.

Fornecedor

Alfanumérico

-

-

Para inserção do nome do fornecedor. O preenchimento é feito pela escolha de um nome da tabela Fornecedores.

Observação

Alfanumérico

Ilimitado

-

Campo para armazenar quaisquer observações relacionadas à aquisição da publicação que possibilitem o acompanhamento do processo de compra como números e datas de correspondências, anotações gerais, etc.

*Nota fiscal

Alfanumérico

20

-

Informar o número da nota fiscal da compra.

*Data da nota fiscal

Data no formato dd/mm/aaaa

-

-

Para inserção da nota fiscal.

*Valor da compra

Decimal

-

-

Valor da compra em reais.

*Valor da compra em dólar

Decimal

-

-

Valor da compra para aquisição em dólar.